Pマーク認証の取得後、継続的にPMSを維持・改善していくためには、
”定期的な確認”や”振り返り”が必要となります。
「PMS委員会」の開催を通して、自社のPMSをより良くするための取り組みを行いましょう。
規格対象箇所
J.4.4.1 コミュニケーション
J.7.2 継続的改善
用語の説明
PMS委員会は定期的に個人情報保護管理者とPMS推進を担当しているメンバーが集まり、PMS活動の推進を行うための会議体です。個人情報保護委員会、PMS事務局、などの呼称もありますが、SecureNaviのシステム上では「PMS委員会」として管理しています。
参加メンバーや頻度は、規格などで厳密に定められているわけではありません。自社の実態に合わせ、必要な規模の参加者を決め、計画通りにPMS運用を実施可能な頻度で開催します。
要求されていること
- 組織内外の関係者と「内容・実施時期・対象者・実施者・実施手順・実施方法」を考慮し情報共有を行うこと
- 自社のPMSの適切性、妥当性及び有効性を継続的に改善すること
やること
SecureNaviでは「計画と運用」>「PMS委員会」にて、PMS委員会の活動記録（議事録）を残すことができます。計画に従ってコミュニケーション、運用を実施している証跡として議事録を残しましょう。
議事録テンプレートの機能に話し合うべき内容を登録しておき、定期的に決まったメンバーでPMS委員会を開催してPMSの運用と継続的改善を行いましょう。
話し合うべき内容の例はこちらをご参照ください。
PMS委員会の議事録を作成する
- 「計画と運用」>「PMS委員会」を選択します。
※画面左上の「委員会」>「PMS委員会」からもアクセス可能です。
- 「議事録を追加」ボタンをクリックします。
- 「タイトル」や「日付」を設定し、「内容」欄に議事内容を記載したのち、「更新」ボタンをクリックして内容を保存します。
編集を終了する場合、「更新」ボタンを押したのち「キャンセル」をクリックします。
※PMS委員会の画面にてブラウザ更新やブラウザバックを行うと、別機能の画面に遷移する場合があります。PMS委員会の画面を更新したい場合はお手数ですが、手順1のステップで更新して下さい。
- 作成された議事録は日付の新しい順で上から並んで表示されます。
議事録テンプレートを利用する
定期的なPMS委員会活動を行う上で、あらかじめアジェンダを作っておき「議事録テンプレート」に登録しておくことで、新規作成する議事録にアジェンダを自動反映させることができます。
以下、議事録テンプレートの作成方法を説明します。
- 「計画と運用」>「PMS委員会」を開き、「議事録テンプレートを編集」ボタンをクリックします。
- 「内容」部分に、アジェンダを記載し、「更新」ボタンを押して内容を保存します。
アジェンダ例はこちらを参考にしていただけます。
- 編集が終わったら「一つ前の画面に戻る」をクリックし、議事録の一覧画面に戻ります。
- 議事録テンプレートの編集が完了したら、再度「計画と運用」>「PMS委員会」を開きなおしてください。それ以降に作成する議事録は、テンプレートが反映された状態で議事録が作成されます。
不要な議事録を削除する
誤って作成した議事録を削除する場合の手順を説明します。
- 削除対象の議事録を選択し、「編集」ボタンをクリックします。
- 画面下にスクロールし、「削除」ボタンをクリックします。
- 確認ポップアップが出るのでOKをクリックします。